Annoncer un dépassement de budget : l'exemple de mail commenté
Prévenez Catherine et obtenez une décision avant jeudi.
La situation
Le projet CRM va dépasser son budget de 12 000 €, à cause de licences mal estimées. Deux options : réduire le périmètre (sans le module reporting) ou demander une rallonge. Le comité de pilotage a lieu jeudi.
Directe et rationnelle. Elle déteste découvrir un problème tard, mais apprécie qu'on arrive avec des options.
La structure gagnante
Un bon mail pour cette situation contient ces éléments, dans cet ordre :
- Une salutation avec le prénom du destinataire.
- Le montant (12 000 €)
- La cause (licences)
- Les deux options
- Une décision avant jeudi
- Une demande claire à la fin : une question ou une action avec une échéance.
- Une formule de fin courte, puis votre prénom.
Les erreurs fréquentes
- Oublier le montant (12 000 €) : « Combien, exactement ? »
- Oublier la cause (licences) : « Comment on en est arrivés là ? »
- Oublier les deux options : « Et on fait quoi ? Il ne me propose rien ? »
- Oublier une décision avant jeudi : « Il me faut décider pour quand ? »
- Se défendre avant de reconnaître le problème.
- Annoncer une mauvaise nouvelle sans solution ni prochaine étape.
S'entraîner sur cette situation →
Écrivez votre propre version : le destinataire réagit et vous obtenez une note sur 100.
L'exemple commenté
Essayez d'abord sans regarder : vous retiendrez mieux. Cliquez pour afficher l'exemple.
Bonjour Catherine,
- Salutation avec le prénom : le lecteur sait que le mail lui est adressé.
Le projet CRM va dépasser son budget de 12 000 €. Le coût des licences a été sous-estimé.
- Contient : le montant (12 000 €).
- Contient : la cause (licences).
Deux options :
- réduire le périmètre en retirant le module reporting ;
- demander une rallonge budgétaire.
- Contient : les deux options.
- Liste à puces : lisible en un coup d'œil.
Pouvez-vous me dire laquelle vous privilégiez avant le comité de jeudi ? Je peux vous détailler les chiffres en 15 minutes.
- Contient : une décision avant jeudi.
- Demande claire : le lecteur sait quoi faire.
Cordialement,
Alex
- Formule de fin courte, puis le prénom.
Pourquoi ça fonctionne : 61 mots pour une cible de 110, des phrases de 6 mots en moyenne, aucune formule de remplissage.
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