Décliner une offre fournisseur : l'exemple de mail commenté
Déclinez son offre avec élégance.
La situation
Après votre appel d'offres pour l'impression des catalogues, vous avez retenu un autre prestataire, moins cher de 15 %. La proposition de Yann était soignée.
Il a passé du temps sur sa proposition. Il veut comprendre pour s'améliorer, et garder la porte ouverte.
La structure gagnante
Un bon mail pour cette situation contient ces éléments, dans cet ordre :
- Une salutation avec le prénom du destinataire.
- Des remerciements
- Une décision claire
- La raison (prix)
- Une demande claire à la fin : une question ou une action avec une échéance.
- Une formule de fin courte, puis votre prénom.
Les erreurs fréquentes
- Oublier des remerciements : « Pas un mot pour le travail fourni ? »
- Oublier une décision claire : « Bon… c'est non, alors ? »
- Oublier la raison (prix) : « Qu'est-ce qui a fait la différence ? »
- Un refus ou une relance qui reste flou par politesse : le lecteur ne sait pas quoi répondre.
- Se justifier longuement au lieu de proposer une suite.
S'entraîner sur cette situation →
Écrivez votre propre version : le destinataire réagit et vous obtenez une note sur 100.
L'exemple commenté
Essayez d'abord sans regarder : vous retiendrez mieux. Cliquez pour afficher l'exemple.
Bonjour Yann,
- Salutation avec le prénom : le lecteur sait que le mail lui est adressé.
Merci pour votre proposition, très soignée.
- Contient : des remerciements.
Nous avons retenu un autre prestataire, dont le prix était inférieur de 15 %. Nous ne donnerons donc pas suite cette fois-ci.
- Contient : une décision claire.
- Contient : la raison (prix).
Puis-je vous recontacter pour nos prochains projets ?
- Demande claire : le lecteur sait quoi faire.
Cordialement,
Alex
- Formule de fin courte, puis le prénom.
Pourquoi ça fonctionne : 40 mots pour une cible de 80, des phrases de 6 mots en moyenne, aucune formule de remplissage.