Dire non à un collègue : l'exemple de mail commenté
Déclinez sans le froisser, en proposant une alternative.
La situation
Lucas vous demande d'organiser le séminaire client. Votre planning est plein jusqu'à la fin du mois à cause du lancement produit. Inès, dans votre équipe, a de la disponibilité.
Sympathique mais insistant. Un « peut-être » est pour lui un « oui ».
La structure gagnante
Un bon mail pour cette situation contient ces éléments, dans cet ordre :
- Une salutation avec le prénom du destinataire.
- Un refus clair
- La raison (lancement)
- Une alternative
- Une demande claire à la fin : une question ou une action avec une échéance.
- Une formule de fin courte, puis votre prénom.
Les erreurs fréquentes
- Oublier un refus clair : « Donc… c'est oui ou c'est non ? »
- Oublier la raison (lancement) : « Pourquoi il ne peut pas ? Ça fait un peu excuse. »
- Oublier une alternative : « OK, mais je fais comment, moi, maintenant ? »
- Un refus ou une relance qui reste flou par politesse : le lecteur ne sait pas quoi répondre.
- Se justifier longuement au lieu de proposer une suite.
S'entraîner sur cette situation →
Écrivez votre propre version : le destinataire réagit et vous obtenez une note sur 100.
L'exemple commenté
Essayez d'abord sans regarder : vous retiendrez mieux. Cliquez pour afficher l'exemple.
Bonjour Lucas,
- Salutation avec le prénom : le lecteur sait que le mail lui est adressé.
Merci d'avoir pensé à moi. Malheureusement, je ne pourrai pas organiser le séminaire : le lancement produit occupe tout mon planning jusqu'à la fin du mois.
- Contient : un refus clair.
- Contient : la raison (lancement).
Inès a de la disponibilité et connaît bien nos clients. Veux-tu que je lui en parle ?
- Contient : une alternative.
- Demande claire : le lecteur sait quoi faire.
Bonne journée,
Alex
- Formule de fin courte, puis le prénom.
Pourquoi ça fonctionne : 48 mots pour une cible de 80, des phrases de 7 mots en moyenne, aucune formule de remplissage.
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