Préparer une arrivée : l'exemple de mail commenté
Demandez au service IT de tout préparer à temps.
La situation
Emma, votre nouvelle stagiaire, arrive lundi. Elle aura besoin d'un ordinateur portable, d'un compte email et d'un accès au CRM.
Une équipe débordée qui traite les demandes par ordre de clarté. Une demande floue finit en bas de la pile.
La structure gagnante
Un bon mail pour cette situation contient ces éléments, dans cet ordre :
- Une salutation avec le prénom du destinataire.
- Le nom de la personne
- La date (lundi)
- L'ordinateur
- Le compte email
- L'accès CRM
- Une demande claire à la fin : une question ou une action avec une échéance.
- Une formule de fin courte, puis votre prénom.
Les erreurs fréquentes
- Oublier le nom de la personne : « C'est pour qui, ce matériel ? »
- Oublier la date (lundi) : « C'est pour quand ? Je ne peux pas prioriser. »
- Oublier l'ordinateur : « Elle a besoin d'un poste ou pas ? »
- Oublier le compte email : « Et son adresse email ? »
- Oublier l'accès CRM : « Elle aura besoin d'autres accès ? »
- Commencer par des précautions (« Je me permets de… ») au lieu d'aller droit au but.
- Un objet vague comme « Question » ou « Demande ».
S'entraîner sur cette situation →
Écrivez votre propre version : le destinataire réagit et vous obtenez une note sur 100.
L'exemple commenté
Essayez d'abord sans regarder : vous retiendrez mieux. Cliquez pour afficher l'exemple.
Bonjour,
- Salutation collective : adaptée à un groupe.
Emma, notre nouvelle stagiaire, arrive lundi. Pourriez-vous lui préparer :
- un ordinateur portable
- un compte email
- un accès au CRM
- Contient : le nom de la personne.
- Contient : la date (lundi).
- Contient : l'ordinateur.
- Contient : le compte email.
- Contient : l'accès CRM.
- Liste à puces : lisible en un coup d'œil.
Merci de me confirmer d'ici vendredi que tout sera prêt.
- Demande claire : le lecteur sait quoi faire.
Cordialement,
Alex
- Formule de fin courte, puis le prénom.
Pourquoi ça fonctionne : 36 mots pour une cible de 80, des phrases de 4 mots en moyenne, aucune formule de remplissage.