Repousser une échéance : l'exemple de mail commenté
Prévenez Claire du nouveau délai et obtenez son accord.
La situation
Vous deviez rendre le rapport trimestriel jeudi. Les chiffres de la finance sont arrivés avec 3 jours de retard. Vous pouvez le livrer lundi matin.
Exigeante mais juste. Elle déteste les surprises et doit pouvoir justifier chaque retard à sa direction.
La structure gagnante
Un bon mail pour cette situation contient ces éléments, dans cet ordre :
- Une salutation avec le prénom du destinataire.
- La nouvelle date (lundi)
- La raison du retard
- Une demande de validation
- Une demande claire à la fin : une question ou une action avec une échéance.
- Une formule de fin courte, puis votre prénom.
Les erreurs fréquentes
- Oublier la nouvelle date (lundi) : « OK… mais je l'aurai quand, ce rapport ? »
- Oublier la raison du retard : « Pourquoi ce retard ? Je dois pouvoir l'expliquer. »
- Oublier une demande de validation : « Il m'informe ou il me demande mon avis ? »
- Commencer par des précautions (« Je me permets de… ») au lieu d'aller droit au but.
- Un objet vague comme « Question » ou « Demande ».
S'entraîner sur cette situation →
Écrivez votre propre version : le destinataire réagit et vous obtenez une note sur 100.
L'exemple commenté
Essayez d'abord sans regarder : vous retiendrez mieux. Cliquez pour afficher l'exemple.
Bonjour Claire,
- Salutation avec le prénom : le lecteur sait que le mail lui est adressé.
Les chiffres de la finance sont arrivés avec trois jours de retard. Je ne pourrai donc pas livrer le rapport trimestriel jeudi.
- Contient : la raison du retard.
Je vous propose de vous l'envoyer lundi à 10 h. Cela vous convient-il ?
- Contient : la nouvelle date (lundi).
- Contient : une demande de validation.
- Demande claire : le lecteur sait quoi faire.
Cordialement,
Alex
- Formule de fin courte, puis le prénom.
Pourquoi ça fonctionne : 40 mots pour une cible de 80, des phrases de 6 mots en moyenne, aucune formule de remplissage.