Rappel à l'équipe : l'exemple de mail commenté
Faites remplir les feuilles de temps à temps.
La situation
Les feuilles de temps doivent être remplies avant vendredi 17 h. Sans elles, la paie de toute l'équipe est bloquée. Quatre personnes ne l'ont pas encore fait.
Une équipe qui a déjà reçu trois rappels ce mois-ci et ne lit plus les mails « pour info ».
La structure gagnante
Un bon mail pour cette situation contient ces éléments, dans cet ordre :
- Une salutation avec le prénom du destinataire.
- L'action (feuilles de temps)
- L'échéance (vendredi 17 h)
- La conséquence (paie bloquée)
- Une demande claire à la fin : une question ou une action avec une échéance.
- Une formule de fin courte, puis votre prénom.
Les erreurs fréquentes
- Oublier l'action (feuilles de temps) : « On doit faire quoi, au juste ? »
- Oublier l'échéance (vendredi 17 h) : « Avant quand ? »
- Oublier la conséquence (paie bloquée) : « Et si on ne le fait pas, il se passe quoi ? »
- Un refus ou une relance qui reste flou par politesse : le lecteur ne sait pas quoi répondre.
- Se justifier longuement au lieu de proposer une suite.
S'entraîner sur cette situation →
Écrivez votre propre version : le destinataire réagit et vous obtenez une note sur 100.
L'exemple commenté
Essayez d'abord sans regarder : vous retiendrez mieux. Cliquez pour afficher l'exemple.
Bonjour à tous,
- Salutation collective : adaptée à un groupe.
Merci de remplir vos feuilles de temps avant vendredi 17 h. Sans elles, la paie de toute l'équipe est bloquée.
- Contient : l'action (feuilles de temps).
- Contient : l'échéance (vendredi 17 h).
- Contient : la conséquence (paie bloquée).
Si c'est déjà fait, merci, rien à faire de plus.
Bonne journée,
Alex
- Formule de fin courte, puis le prénom.
Pourquoi ça fonctionne : 36 mots pour une cible de 75, des phrases de 6 mots en moyenne, aucune formule de remplissage.